Robotic Process Automation (RPA) is een veelgehoorde term binnen finance de laatste jaren. Een toepassing die steeds meer wordt toegepast en steeds toegankelijker wordt voor veel mensen. Dit blog legt uit wat het is, hoe het toegepast kan worden en of het een bedreiging of juist een uitkomst is.
Digitalisering en robotisering
Of we het nu willen of niet, automatisering en digitalisering zijn trends waar we niet aan ontkomen. Zo hebben de introductie van internet en de mobiele telefoon de wereld op zijn kop gezet. Twee ontwikkelingen waar niemand tegenwoordig meer zonder kan. Zo erg zelfs dat wanneer je het nieuwe generaties vraagt, ze internet absoluut een eerste levensbehoefte zouden vinden. En misschien hebben ze wel gelijk…
Ook robotisering heeft zijn intrede gedaan. Robots die het werk van mensen overnemen. Kijk bijvoorbeeld naar de zelfscankassa’s die de caissière overbodig maken, e-Books die drukkers zonder werk laten zitten en online bankieren dat bankmedewerkers laat verdwijnen.
Robotisering binnen finance
Ook binnen de financiële functie zijn robots in opkomst. Zo zijn er al robots die inkoopfacturen automatisch herkennen en verwerken en robots die we leren hoe ze bankafschriften automatisch kunnen boeken. Daarnaast wordt boekhoudsoftware ook steeds slimmer en maakt het bepaalde controles, vergelijkingen en analyses tegenwoordig zelf terwijl dat normaal aan een controller over werd gelaten. (Financieel) administratieve functies staan dan ook hoog op de lijstjes van beroepen die bedreigt worden door robotisering.
Hierin zie ik een robot overigens als een door mensen geprogrammeerde tool die geautomatiseerd mensenwerk overneemt. Het maken van algoritmes zorgt er bijvoorbeeld voor dat een robot zijn werk kan doen. De robot is meer een computer die iets uitvoert, dan een zichtbare robot zoals je je in eerste instantie wellicht voorstelt.
RPA
Maar hoe past RPA in dit plaatje? Bij RPA leer je de robot via bepaalde software (zoals UIPath of PowerAutomate) om bepaalde handelingen van mensen over te nemen. Het is uitermate geschikt voor werkzaamheden die dagelijks, wekelijks of maandelijks iedere keer op dezelfde manier terugkomen. Bijvoorbeeld het maken van een omzetrapportage iedere maandochtend m.b.t. de omzet van de vorige week of het factureren van voorschotnota’s de 1e van de maand naar alle klanten.
RPA is in feite programmeren. Je leert de computer een serie van taken die vervolgens automatisch wordt uitgevoerd. Een voorbeeld:
- Dubbelklik op het icoontje van de boekhoudsoftware op het bureaublad.
- Vul de gebruikersnaam in.
- Vul het wachtwoord in.
- Druk op ‘Log in’.
- Ga naar ‘Verkoop’.
- Ga naar ‘Omzet’.
- Vul bij ‘Jaar’ het jaar ‘2021’ in.
- Exporteer de output naar Excel.
- Sla het bestand op in mapje ‘Omzetrapportage 2021’ met de naam ‘Omzetrapportage 2021’.
- Stuur een bericht met ‘Robot is klaar’.
Er is nu een omzetrapportage over het jaar 2021 gemaakt en opgeslagen op een centrale locatie. Je zou de robot ook nog kunnen vragen om dit bijvoorbeeld te sturen naar enkele mensen in de organisatie. Deze taak zou je iedere maandagochtend om 02:00 kunnen laten draaien zodat de mensen die dit nodig hebben, het maandagochtend in de mail hebben zitten. Ook zou je een dashboard in bijvoorbeeld PowerBI of Tableau op het bestand ‘Omzetrapportage 2021’ kunnen laten draaien. Als je dan deze robot deze exercitie iedere dag laat doen, heb je een real-time omzetdashboard om op te kunnen sturen. En dan is dit nog maar één heel eenvoudige toepassing van RPA.
De voordelen van RPA
Er zitten erg veel voordelen aan RPA. Hieronder de belangrijkste:
- Robots werken sneller en efficiënter dan mensen. Zeker wanneer het gaat om het verwerken van grote hoeveelheden data.
- Robots zijn minder foutgevoelig dan mensen. Ze volgen vaste, geprogrammeerde regels. Ze wijken niet af van de voorgeschreven werkwijze.
- Robots werken 24/7. Ook in weekenden, vakanties en tijdens feestdagen.
- Robots zorgen voor hoger rendement. Door een deel van het werk van bepaalde werknemers over te nemen, kunnen zij zich richten op werkzaamheden die geld voor de organisatie opleveren en waarde toevoegen voor hun klanten.
- Robots werken motivatie-verhogend. Robots nemen veelal saaie, repeterende werkzaamheden van medewerkers over. Zij zijn blij dat ze leukere dingen kunnen gaan doen in de tijd die dit bespaart.
Zijn er ook nadelen?
Weinig eerlijk gezegd. De kosten van bijvoorbeeld PowerAutomate of UIPath zijn helemaal niet zo hoog. Je hebt natuurlijk wel iemand nodig die de robots voor je kan programmeren en onderhouden.
Is RPA een bedreiging?
Het grootste nadeel is wellicht de bedreiging die RPA uitstraalt voor de mensen die nu in de organisatie werkzaam zijn. Zij zijn bang om hun baan aan de computer te verliezen omdat hun werk geautomatiseerd wordt. Ga hier niet aan voorbij wanneer je met RPA aan de slag gaat!
Als je het mij vraagt, moet RPA echter niet gebruikt worden als middel om werknemers te vervangen. RPA kan veel beter worden gezien als hulpmiddel om bepaalde taken van medewerkers over te nemen zodat zij zich kunnen richten op werkzaamheden waarmee ze echt toegevoegde waarde kunnen leveren voor hun organisatie en hun klanten. Zie de robot als een collega die je helpt met die saaie, repeterende taken. Gebruik dit dan ook in de communicatie richting de medewerkers die het betreft! RPA kan alleen een bedreiging zijn voor die mensen die alleen maar bezig zijn met repeterende taken.
Dus wat houdt je tegen?
Ben je geïnteresseerd geraakt in RPA en wat voor jouw organisatie kan betekenen? Maar weet je niet helemaal hoe je het aan moet pakken, welk programma je het beste kunt gebruiken, hoe je de robots moet maken of hoe je het moet implementeren? Schroom niet om contact op te nemen!
Teun van der Heijden
Bottomlines
06-51897246
